Chargé(e) d’appui aux programmes (H/F)

Le Poste

Mission du poste :

La personne recrutée apporte un appui à la coordination, au suivi et à la gestion administrative de l’ensemble des programmes et projets de l’organisation, y compris ceux mis en œuvre dans plusieurs pays. Elle assure la liaison entre les équipes techniques et les services opérationnels afin de faciliter la réalisation des activités et de veiller à la qualité et à la disponibilité des documents requis, à la préparation des rapports et au respect des procédures et des échéances.

Elle appuie les responsables d’unité et de projet ainsi que l’équipe des opérations dans la planification, le suivi de la mise en œuvre, la préparation des rapports, la gestion documentaire, le traitement des demandes opérationnelles, le suivi des risques et la clôture des projets. Ce rôle d’appui ne se substitue ni aux responsabilités techniques et décisionnelles des responsables d’unité, ni aux délégations de pouvoir des services financiers, des achats, des ressources humaines et des autres services opérationnels.

Principales responsabilités :

1 Appui à la planification et à la mise en œuvre des programmes et projets :

- Appuyer les responsables d’unité et de projet dans la déclinaison des propositions, budgets et plans de travail approuvés en calendriers d’activités précisant les étapes clés, les responsabilités et les actions de suivi.

- Tenir à jour les plans de travail consolidés, les outils de suivi et les tableaux de bord des projets dont le suivi lui est confié, en renseignant régulièrement l’état d’avancement et les actions en attente.

- Suivre les échéances et les interdépendances entre activités, repérer les blocages, relancer les collègues concernés et signaler rapidement les retards ou risques au responsable d’unité concerné et au responsable des opérations.

- Appuyer le démarrage des projets, les revues périodiques, les ajustements de planification et la clôture, à l’aide des listes de contrôle et documents convenus.

- Organiser les réunions de suivi des programmes et projets, préparer les ordres du jour, consigner les décisions et assurer le suivi des actions jusqu’à leur réalisation.

- Favoriser l’utilisation de modèles de documents et d’outils de suivi et de gestion de projet harmonisés au sein de l'organisation.

2 Préparation des rapports et gestion de l’information :

- Tenir à jour un calendrier consolidé des rapports, livrables, validations et autres engagements assortis d’échéances pour les bailleurs, l’institution et les projets.

- Centraliser et organiser les contributions techniques, financières, administratives et relatives aux achats pour les rapports aux bailleurs, les bilans d’avancement, les revues et autres dossiers à soumettre. En vérifier l’exhaustivité, la validation technique et financière relevant des responsables compétents.

- Appuyer la préparation, la mise en forme et la transmission dans les délais des rapports périodiques, présentations, notes d’information, comptes rendus et points de situation destinés à la direction, sous la supervision du responsable d’unité ou de projet concerné.

- Tenir des dossiers de projet complets et à jour, comprenant notamment les propositions, budgets, plans de travail, contrats, approbations, correspondances, livrables, rapports, procès-verbaux et pièces attestant la réalisation des activités.

- Classer les versions finales des documents et les décisions clés dans les espaces partagés appropriés, afin de faciliter leur consultation pour les besoins de gestion, de préparation des rapports aux bailleurs et d’audit.

3 Liaison avec les opérations et suivi de la conformité :

- Assurer la liaison quotidienne entre les équipes de programmes et de projets et les services opérationnels pour les achats, contrats, déplacements, ateliers, réunions, paiements, partenariats et autres besoins de mise en œuvre.

- Préparer, à partir des plans de travail approuvés, des demandes opérationnelles complètes et transmises dans les délais. Vérifier la disponibilité des informations et pièces justificatives requises et suivre les demandes jusqu’à leur traitement.

- Aider les équipes à comprendre et à respecter les conditions des bailleurs, les procédures de l’organisation, les circuits d’approbation, les règles d’éthique, les exigences de protection des personnes et les autres obligations applicables aux projets.

- Tenir à jour les outils de suivi de la conformité, relancer les personnes concernées pour obtenir les pièces ou validations manquantes et signaler les difficultés susceptibles de compromettre les activités, les rapports ou la préparation des audits.

- Appuyer le suivi administratif des partenaires et des consultants, notamment la documentation des livrables, des échéances contractuelles, des conditions préalables aux paiements et des actions en attente, avec les services opérationnels compétents.

- Entretenir des échanges réguliers et constructifs entre les équipes de programmes et les services opérationnels afin d’anticiper les contraintes et d’y apporter des solutions conjointes.

4 Appui au suivi financier et à la gestion des ressources :

- Aider les responsables d’unité et de projet à mettre les plans d’activités en cohérence avec les budgets approuvés et les calendriers de mise en œuvre.

- Collaborer avec les services financiers pour tenir à jour des états synthétiques des dépenses, engagements, soldes budgétaires et actions financières en attente pour les projets suivis.

- Assurer le suivi des contributions aux budgets, des actualisations des prévisions, des révisions budgétaires, des factures, des avances et de leur justification, ainsi que des autres pièces financières nécessaires aux activités et aux rapports.

- Signaler les écarts importants, les retards et les pièces manquantes au responsable d’unité concerné, au responsable des opérations et aux services financiers. Le poste ne confère aucun pouvoir d’approbation des dépenses ni de dérogation aux contrôles financiers.

5 Coordination et appui aux parties prenantes :

- Faciliter la circulation de l’information entre les unités de l’organisation, le siège, les équipes dans les pays, les partenaires, les consultants et les services d’appui, afin de clarifier les responsabilités, les échéances et les décisions.

- Appuyer, avec l’équipe des opérations, l’organisation logistique et opérationnelle des ateliers, missions, réunions, formations, rencontres avec les partenaires et autres activités de projet.

- Préparer des synthèses d’avancement, des présentations et des notes d’information pour les réunions de coordination interne, les échanges avec la direction et les rencontres avec les partenaires.

- Communiquer en temps utile les décisions, les changements, les risques et les actions de suivi aux collègues chargés de la mise en œuvre.

Profil du Candidat

Qualifications et expérience requises :

Il s’agit d’un poste professionnel recruté au niveau national, comportant deux profils d’entrée possibles. Les responsabilités principales et les compétences requises sont communes aux deux profils. Toutefois, le niveau d’autonomie, la complexité des tâches confiées et les attentes en matière d’expérience professionnelle seront adaptés aux qualifications et à l’expérience pertinente de la personne retenue.

1) Conditions de qualification et de recrutement :

- Profil 1 : Être titulaire d’une licence dans un domaine pertinent et justifier d’au moins trois (3) ans d’expérience en appui ou en coordination de programmes ou de projets. La personne recrutée appuiera les projets qui lui seront confiés et assumera progressivement davantage de responsabilités et d’autonomie.

- Profil 2 : Être titulaire d’un master dans un domaine pertinent et justifier d’au moins deux (2) ans d’expérience en appui ou en coordination de programmes ou de projets. La personne recrutée apportera un appui à la coordination de plusieurs projets avec un niveau d’autonomie plus élevé et contribuera à la préparation des rapports de gestion ainsi qu’à l’amélioration des processus opérationnels.

2) Expérience professionnelle :

- Expérience pertinente en appui aux programmes ou aux projets, en coordination, en administration de subventions ou dans une fonction similaire, de préférence au sein d’une ONG, d’un organisme de recherche ou dans les secteurs de la santé publique ou du développement international.

- Expérience pratique de l’appui à des projets financés par des bailleurs, notamment en matière de plans de travail, de suivi des échéances des rapports, de documentation, de conformité et de coordination avec les services financiers, les achats et les autres services d’appui.

- Expérience du travail avec plusieurs équipes, projets, partenaires ou pays et capacité à gérer des échéances simultanées avec une supervision limitée.

- Une expérience dans la recherche, la santé, les dynamiques démographiques, le climat, l’environnement ou le développement constitue un atout, sans être indispensable.

3) Compétences et aptitudes :

- Solides capacités d’organisation, de planification et de suivi, avec rigueur et respect des délais.

- Capacité à faciliter la coordination entre les équipes techniques et opérationnelles et à établir des relations de travail efficaces sans autorité hiérarchique directe.

- Bonne compréhension du cycle de gestion des projets, des exigences de préparation des rapports aux bailleurs, des documents de conformité et des procédures opérationnelles.

- Capacité à synthétiser des informations de sources diverses et à produire des outils de suivi, des notes de synthèse, des comptes rendus et des rapports clairs.

- Connaissance pratique de la préparation des budgets, du suivi des dépenses et des pièces nécessaires à la justification de l’utilisation des fonds.

- Maîtrise de Microsoft Office ou de Google Workspace, notamment Word, Excel et les outils de gestion documentaire partagée. La connaissance de plateformes de gestion de projet ou de travail collaboratif constitue un atout.

- Sens du service, esprit d’initiative et aptitude à rechercher des solutions et à alerter les responsables compétents au moment opportun.

- Intégrité, discrétion, respect de la confidentialité et sens des responsabilités, dans le respect des politiques de l’organisation, de la protection des personnes, de l’équité et de l’inclusion.

- Capacité à travailler de façon autonome et en équipe dans un environnement multiculturel, pluridisciplinaire et dynamique.

Compétences linguistiques :

- Excellente maîtrise du français, à l’écrit comme à l’oral.

- Une connaissance pratique de l’anglais constitue un atout.