Administration and Finance Assistant - Kolda, Kolda

The Position :

Basé au sein de la Direction Régionale de la Santé de Kolda, lAssistant Administratif et Financier apporte une contribution substantielle à la gestion administrative et financière du Programme de UNFPA au niveau des régions dintervention de laxe Sud notamment Kolda, Sédhiou et Ziguinchor.

Il fournit une assistance dans la gestion opérationnelle dans les domaines administratifs et financiers des PTA du 9ème Programme (-) qui vient de démarrer en janvier .

Il appuie la fourniture des services de qualité en adoptant une approche orientée vers les clients et axée sur les résultats par la maîtrise de toute la réglementation, du processus et des procédures appropriées.

L'Assistant Administratif et Financier sera sous la conduite et la supervision directe du Directeur des Opérations, et la supervision du Coordonnateur de Projets basé à Kolda, pour les activités de terrain.

How you can make a difference :

L'UNFPA est l'agence principale des Nations Unies pour offrir un monde où chaque grossesse est désirée, chaque accouchement est sûr et le potentiel de chaque jeune est réalisé. Le nouveau plan stratégique de l'UNFPA (-) est axé sur trois résultats transformateurs : mettre fin aux décès maternels évitables ; mettre fin aux besoins non satisfaits en matière de planification familiale ; et mettre fin à la violence sexiste et aux pratiques néfastes.

Dans un monde où les droits fondamentaux de l'homme sont menacés, nous avons besoin d'un personnel doté de principes et d'une éthique, qui incarne ces normes et standards internationaux, et qui les défendra avec courage et pleine conviction.

L'UNFPA recherche des candidats qui transforment, inspirent et produisent des résultats durables et à fort impact. Nous avons besoin d'un personnel transparent, exceptionnel dans sa façon de gérer les ressources qui lui sont confiées et qui s'engage à atteindre l'excellence dans les résultats des programmes.

Job Purpose :

LAssistant Administratif et Financier régional basé à Kolda aura respectivement pour charge la gestion administrative et financière des Programmes sur lAxe Sud.

Attributions et responsabilités principales :

Appuyer la Gestion Administrative et Financière des activités des Plans de Travail Annuels PTAs de ses régions dintervention conformément aux dispositions du HACT et du NEX,

Garantir lassurance qualité des opérations financières réalisées dans les Directions Régionales de la santé de laxe Sud (Kolda, Sédhiou et Ziguinchor)

Sinformer régulièrement sur les procédures financières, administratives applicables dans le cadre de la mise en œuvre des Plans de Travail Annuels (PTA)

You would be responsible for :

1. Dans le cadre de la mise en œuvre et du suivi des PTAs

Appuyer les partenaires dexécution à la préparation des demandes trimestrielles davance de fonds et veiller à la complétude, à la qualité et au respect des délais des rapports trimestriels,

Appuyer à renforcer les capacités en gestion financière et administrative des partenaires dexécution et en particulier des gestionnaires des Directions Régionales de la Santé et des Districts Sanitaires,

Appuyer les partenaires à lélaboration desrapports de dépenses et des détails budgétaires des activités des PTAs

Vérifier les rapports de dépenses et les détails budgétaires des activités des autres partenaires dexécution

Faire le suivi pour lélaboration des réconciliations bancaires mensuelles des Directions Régionales de la Santé et des autres partenaires des régions dintervention

Appuyer lenregistrement des dépenses, demandes davance de fonds et pièces jointes dans le GPS

Identifier les besoins en renforcement de capacité en gestion administrative financière des partenaires dexécution et proposer des réponses appropriées.

Contribuer au renforcement des capacités au niveau régional et district lors des missions de suivi financier

Faciliter et participer (en cas de besoin) aux missions de suivi des Coordonnateurs des projets, des Coordonnateurs de Projets régionaux et des autres collègues de UNFPA.

2. Dans le domaine de la gestion efficiente des ressources

Assurer le suivi continu de lexécution financière des partenaires dexécution ainsi que des OFAs (montants non encore justifiés par le partenaire dexécution) et rendre compte trimestriellement à lUNFPA,

Elaborer un rapport trimestriel de suivi financier des partenaires dexécution de laxe Sud Faire une analyse de lexécution financière des PTAs en lien avec les activités réalisées.

Appuyer lacheminement des pièces justificatives et rapports de qualité des districts vers les Directions Régionales de la Santé.

Appuyer lorganisation de missions trimestrielles de Spot Check et assurer le suivi de la mise en œuvre des recommandations,

Préparer et faciliter les missions annuelles daudit Nex au niveau desrégions dintervention,

Assurer un suivi régulier de la situation et de lutilisation du matériel et de la logistique mise à la disposition des Partenaires dExécution (à intégrer comme point dans toutes les missions organisées sur le terrain).

Appuyer la Gestion Administrative et Financière des activités des PTAs des Partenaires dexécution des régions dintervention,

Participer à lélaboration et à lexécution budgétaire des partenaires dexécution des régions dintervention.

Appuyer les partenaires dexécution dans le traitement des avances de fonds trimestriels effectuées dans le GPS. Appuyer les partenaires dexécution dans la mise en place et le maintien dun système de classement fiable en particuliers les pièces justificatives et les instruments de paiement.

Appuyer les réconciliations de carburant en partageant avec léquipe des Opérations basée au niveau central, sur une base mensuelle, les factures de carburant du véhicule de léquipe régionale

Assurer la gestion administrative du véhicule affecté à léquipe régionale en sassurant que les documents administratifs sont renouvelés dans les délais et que les entretiens et maintenance sont effectués en temps opportun

Sassurer que toutes les pièces justificatives du trimestre passé sont disponibles, conformes et bien classées au niveau des partenaires dexécution.

Appuyer les partenaires dexécution à lélaboration des détails budgétaires des activités des PTAs à loccasion de chaque demande davances de fonds

Assurer le suivi des comptes bancaires des partenaires dexécution et veiller à lélaboration desrapprochements bancaires mensuels ainsi quau reversement des reliquats de fonds en fin dannée

Accompagner les Directions Régionales de la Santé des régions dintervention dans lenregistrement de toutes les opérations dans le journal de banque

Effectuer linventaire physique des équipements des structures des régions dintervention en collaboration avec le personnel des partenaires dexécution.

Appuyer lacheminement des équipements médicaux achetés pour les Directions Régionales de la Santé dintervention

Sassurer que toutes les pièces justificatives du trimestre passé sont disponibles, conformes et bien classées au niveau des Directions Régionales de la Santé dintervention.

Apporter un appui conseil aux Directions Régionales de la Santé dans les processus et procédures dacquisition des biens et services au niveau local

Apporter un appui conseil dans la Gestion Administrative, Logistique et Financière des ateliers et séminaires organisés par les Directions Régionales de la Santé,

Exécuter toutes autres tâches que le Directeur des Opérations, le Coordonnateur du Programme Canada / Luxembourg et les Coordonnateurs de Projets Régionaux jugeront nécessaires à laccomplissement de sa mission.

Collaborer avec léquipe des Opérations dans lélaboration des dossiers opérationnels régionaux

Accomplir toutes autres tâches jugées utiles en lien avec le programme au niveau régional

Qualifications and Experience :

Education :

Un diplôme de l'enseignement secondaire complet est requis.

Le BAC et un diplôme universitaire et / ou une spécialisation en Finances, Gestion Financière, Comptabilité ou dans une discipline similaire est souhaitable.

Knowledge and Experience :

Expérience professionnelle dau moins cinq ans dans le domaine des Finances, de la gestion, de ladministration et de la comptabilité dans le secteur public ou privé ;

Une bonne connaissance de la Gestion axée sur les résultats

Une bonne expérience (>

1 an) de la gestion administrative et financière des programmes et projets du Système des Nations Unies, notamment de UNFPA et des Organisations Internationales

Une bonne connaissance de lorganisation du secteur de la santé

Maîtrise de loutil informatique (Word, Excel, Powerpoint, Internet, logiciels de comptabilité);

Une bonne connaissance du travail sur le terrain

Capable et apte à faire des missions périodiques sur le terrain

Relations interpersonnelles et capacité dinteraction ;

Rapidité dans lexécution des actions à entreprendre ;

Aptitude à travailler sous pression ;

Sens de linitiative;

Une bonne connaissance du contexte des régions du Sud est un atout ;

La Connaissance du Système des Nations Unies et du mandat de lUNFPA est un atout

️ 𝐂𝐡𝐚𝐧𝐠𝐞 𝐘𝐨𝐮𝐫 𝐋𝐢𝐟𝐞 𝐍𝐨𝐰 : 𝐏𝐨𝐰𝐞𝐫𝐟𝐮𝐥 𝐓𝐞𝐜𝐡𝐧𝐢𝐪𝐮𝐞𝐬 𝐡𝐨𝐰 𝐭𝐨 𝐠𝐞𝐭 𝐚 𝐣𝐨𝐛 𝐢𝐧 𝐭𝐡𝐞 𝐔𝐧𝐢𝐭𝐞𝐝 𝐍𝐚𝐭𝐢𝐨𝐧𝐬 𝐍𝐎𝐖!

Languages :

Bonne maîtrise du français (écrit et oral).

Une bonne connaissance de langlais est souhaitable

Required Competencies :

Values :

Être un modèle dintégrité

Faire preuve dun engagement total envers lUNFPA et le système des Nations Unies

Être ouvert à la diversité culturelle

Être ouvert au changement

Core Competencies :

Atteindre les résultats

Avoir le sens des responsabilités

Acquérir et faire preuve dune expertise professionnelle et dun sens des affaires

Mener une réflexion analytique et stratégique

Travailler en équipe. Sauto-gérer et gérer ses relations

Communiquer de façon percutante.

Functional Competencies :

Soutenir l'analyse des données financières

Fournir un soutien logistique

Gérer les données

Gérer les documents, la correspondance et les rapports

Gérer l'information et le flux de travail

Planification, organisation et multitâches

Managerial Competencies (if applicable) :

Compensation and Benefits :

Ce poste offre une rémunération attrayante comprenant un salaire net compétitif, une assurance maladie et d'autres avantages, le cas échéant.

UNFPA Work Environment :

UNFPA provides a work environment that reflects the values of gender equality, diversity, integrity and healthy work-life balance. We are committed to ensuring gender parity in the organization and therefore encourage women to apply. Individuals from the LGBTQIA+ community, minority ethnic groups, indigenous populations, persons with disabilities, and other underrepresented groups are highly encouraged to apply. UNFPA promotes equal opportunities in terms of appointment, training, compensation and selection for all regardless of personal characteristics and dimensions of diversity. Diversity, Equity and Inclusion is at the heart of UNFPA's workforce - click here to learn more.

Disclaimer :

Selection and appointment may be subject to background and reference checks, medical clearance, visa issuance and other administrative requirements.

UNFPA does not charge any application, processing, training, interviewing, testing or other fee in connection with the application or recruitment process and does not concern itself with information on applicants' bank accounts.

Applicants for positions in the international Professional and higher categories, who hold permanent resident status in a country other than their country of nationality, may be required to renounce such status upon their appointment.

To view the complete job description and apply to this position, click \"Apply Now\" below.